ระบบการจัดการเนื้อหาของ บริษัท ซึ่งรวบรวมข้อมูลขององค์กรไว้เป็นศูนย์กลางรวมถึงการค้นหาและเรียกค้นรับส่งเอกสารโดยรวมเป็นเวลากว่าสองทศวรรษและมีความสำเร็จในระดับต่างๆ ข้อดีคือศักยภาพในการเพิ่มมูลค่าให้กับข้อมูลขององค์กร ข้อเสียคือลักษณะการเป็นเจ้าของซึ่งนำไปสู่ต้นทุนการจัดซื้อและดำเนินการที่ไม่เอื้ออำนวย และความซับซ้อนของพวกเขาในการจัดเก็บรับส่งเอกสารการค้นหาและการดึงข้อมูลซึ่งมักนำไปสู่ความต้านทานโดยผู้ที่ได้รับประโยชน์สูงสุดจากการใช้งาน

เมื่อไม่นานมานี้มีการค้นพบโซลูชันที่ใช้เทคโนโลยีบนเว็บสำหรับการจัดเก็บและเรียกค้นรับส่งเอกสาร อินทราเน็ตขององค์กรและเครื่องมือค้นหาเบราว์เซอร์ เนื่องจากความเรียบง่ายของสถาปัตยกรรมและความจริงที่ว่าการจัดเก็บรับส่งเอกสารการค้นหาและการเรียกค้นสามารถทำได้โดยใช้เทคโนโลยีที่เกือบทุกคนคุ้นเคยกับโซลูชันการจัดการเนื้อหาดังกล่าวมักจะได้รับมาเพียง 10 เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายที่เป็นกรรมสิทธิ์เท่านั้น สิ่งสำคัญอย่างยิ่งการออกแบบบนเว็บช่วยลดความต้านทานเนื่องจากทุกคนสามารถค้นหาเว็บได้ทันทีสามารถค้นหาโซลูชันเนื้อหาขององค์กร

ขั้นตอนการเรียกค้นรับส่งเอกสารสามารถใช้งานได้โดยใช้การจัดทำดัชนีหรือการค้นหาข้อความแบบเต็มรูปแบบ ขณะนี้การจัดทำดัชนีมักใช้กับรับส่งเอกสารด้วยตนเองและเป็นรายบุคคล แต่เทคโนโลยีมีให้ใช้งานซึ่งอนุญาตให้มีการจัดทำดัชนีรับส่งเอกสารโดยอัตโนมัติเมื่อสร้างและเก็บถาวร

การรวมเนื้อหาขององค์กรไว้ด้วยการจัดเก็บรับส่งเอกสารบนเว็บยังเป็นโอกาสในการสร้างนโยบายการเก็บรักษารับส่งเอกสารอัจฉริยะ กุญแจสำคัญคือความพร้อมใช้งานของเทคนิคการจัดเก็บและเรียกข้อมูลที่เรียบง่ายและการมองเห็นรับส่งเอกสารที่ดียิ่งขึ้น การตัดสินใจเกี่ยวกับการเก็บรักษารับส่งเอกสารอาจซับซ้อนโดยสาเหตุหนึ่งคือมีกฎที่ยากและรวดเร็วเพียงไม่กี่อย่างเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องบันทึกและระยะเวลา อีกประการหนึ่งคือรับส่งเอกสารที่แตกต่างกันมีหน้าที่แตกต่างกันโดยมีฟังก์ชันที่กำหนดช่วงเวลาการเก็บข้อมูลอยู่บ่อยๆ ตัวอย่างเช่น รับส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจดสิทธิบัตรหรือการค้นพบทางกฎหมายจะคาดว่าจะได้รับการเก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลาไม่ จำกัดนานกว่าพูดได้มากกว่าค่าสาธารณูปโภคที่จ่ายให้

รายละเอียดเพิ่มเติมที่ : tj-express.net